OPM3 Fragebogen – Verbessern Sie Ihr PMO mit dem Organizational Project Management Maturity Model von PMI

Der OPM3-Fragebogen (Organizational Project Management Maturity Model), der vom PMI (Project Management Institute) entwickelt wurde, ist ein Reifegradmodell, das die Fähigkeit einer Organisation misst, Projekte, Programme und Portfolios effektiv zu verwalten.
Sein Ziel ist es, sicherzustellen, dass die Projektmanagement-Praktiken auf die strategischen Ziele der Organisation abgestimmt sind, um eine kontinuierliche Verbesserung zu fördern und die Gesamtleistung zu steigern.

Vorteile von OPM3

1. Strategische Ausrichtung: Verbindet Projekte, Programme und Portfolios mit der Unternehmensstrategie.
2. Kontinuierliche Verbesserung: Fördert einen progressiven Ansatz zur Optimierung von Projektmanagementprozessen.
3. Reifegrad-Bewertung: Bietet ein detailliertes Tool zur Messung und zum Vergleich des Reifegrads von Organisationen.
4. Operative Effizienz: Verbessert die Ressourcenzuweisung, Zeitplanung und Kostenkontrolle.
5. Risikomanagement: Stärkt die Fähigkeit, Risiken in Projekten zu erkennen, abzumildern und darauf zu reagieren.

Aufbau des OPM3 Fragebogens

OPM3 gliedert sich in drei Hauptbereiche, die unterschiedliche Managementebenen innerhalb der Organisation abdecken:

1.2.1 Projektleitung

Das Projektmanagement innerhalb von OPM3 bewertet den Reifegrad der Prozesse, die mit dem Management einzelner Projekte verbunden sind. Der Schwerpunkt liegt auf der Anwendung von Methoden und Best Practices, um die Projektabwicklung innerhalb des definierten Zeitplans, Budgets und Qualitätsstandards sicherzustellen. OPM3 bewertet, wie die Organisation mit den folgenden Aspekten umgeht:

• Definition von Zielen und Umfang: Die Fähigkeit, den Umfang und die Ziele eines Projekts von Anfang an klar festzulegen.
• Risikomanagement: Das Vorhandensein von Prozessen zur Identifizierung, Überwachung und Minderung von Risiken während des gesamten Projektlebenszyklus.
• Kosten- und Zeitplanmanagement: Die Anwendung von Kontrolltechniken, um sicherzustellen, dass das Projekt pünktlich und innerhalb des Budgets abgeschlossen wird.
• Gelernte Lektionen: Bewertet, ob die Organisation Erfahrungen aus früheren Projekten sammelt und anwendet, um ihre Praktiken kontinuierlich zu verbessern.

Die Verbesserung des Reifegrads in diesem Bereich garantiert eine höhere Effizienz bei der Durchführung einzelner Projekte, was zu vorhersehbareren und kontrollierteren Ergebnissen führt.

1.2.2 Programmverwaltung

Das Programmmanagement misst die Fähigkeit der Organisation, Programme zu verwalten, die aus Gruppen miteinander verbundener Projekte bestehen. Ein Programm umfasst mehrere Projekte, die, wenn sie gemeinsam verwaltet werden, einen größeren Wert für die Organisation bieten, als wenn sie einzeln verwaltet werden. OPM3 bewertet den Reifegrad dieser Domäne durch:

• Projekt-Koordination: Bewertet, wie die Organisation mehrere Projekte innerhalb eines Programms integriert und aufeinander abstimmt, um sicherzustellen, dass die kombinierten Ergebnisse den erwarteten Nutzen erbringen.
• Nutzenmanagement: Die Fähigkeit, den strategischen Nutzen eines Programms zu identifizieren und zu maximieren und diesen Nutzen im Laufe der Zeit zu messen.
• Gemeinsam genutzte Ressourcen: Untersucht, wie die Organisation die Nutzung gemeinsam genutzter Ressourcen projektübergreifend verwaltet und optimiert, um Konflikte und Überlastung zu vermeiden.
• Interdependenz-Management: Bewertet, wie Interaktionen und Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Projekten koordiniert werden, um Risiken zu minimieren und die erfolgreiche Durchführung des Programms zu gewährleisten.

Im Bereich des Programmmanagements spiegelt der Reifegrad die Fähigkeit der Organisation wider, mehrere Projekte auf integrierte Weise zu orchestrieren, Ressourcen zu optimieren und den Mehrwert zu maximieren.

1.2.3 Portfolio Management

Das Portfoliomanagement konzentriert sich auf die Fähigkeit des Unternehmens, ein Portfolio von Programmen und Projekten zu verwalten und zu priorisieren, die auf die strategischen Ziele ausgerichtet sind. Im Gegensatz zu den beiden vorherigen Bereichen nimmt das Portfoliomanagement eine übergeordnete Perspektive ein und stellt sicher, dass alle Projekte und Programme nicht nur gut verwaltet, sondern auch strategisch positioniert sind, um dem Unternehmen den größtmöglichen Wert zu bieten. OPM3 wertet diese Domäne aus durch:

• Strategische Ausrichtung: Bewertet, wie Projekte und Programme auf der Grundlage ihres Beitrags zu den strategischen Zielen der Organisation ausgewählt und priorisiert werden.
• Projektpriorisierung: Misst die Effektivität der Prozesse, mit denen entschieden wird, welche Projekte oder Programme auf der Grundlage strategischer und finanzieller Kriterien initiiert, pausiert oder gestrichen werden sollen.
• Ausgleich der Ressourcen: Bewertet, wie die Ressourcen (Finanzen, Personal, Technologie) auf Projekte und Programme verteilt werden, um die Ergebnisse zu optimieren und Verschwendung zu reduzieren.
• Portfolio-Governance: Untersucht die Governance-Struktur und die Kontrollmechanismen, die eine angemessene Überwachung der Portfolios und ihren Beitrag zum Unternehmenserfolg gewährleisten.

Effektives Portfoliomanagement trägt dazu bei, dass das Unternehmen in die richtigen Projekte investiert, während es gleichzeitig die Kapitalrendite maximiert und sich an Änderungen der strategischen Prioritäten anpasst.

Reifegradstufen in OPM3

Innerhalb jedes Bereichs (Projekte, Programme und Portfolios) bewertet OPM3 den organisatorischen Reifegrad in vier Entwicklungsstufen:

1. Standardisieren: Etablierung von Standardprozessen, die die Projektausführung steuern.
2. Maßnahme: Bewertung der Prozesse anhand von Leistungsindikatoren.
3. Kontrolle: Überwachung und Kontrolle von Prozessen, um sicherzustellen, dass die Ergebnisse den Erwartungen entsprechen.
4. Verbessern: Umsetzung von kontinuierlichen Verbesserungen auf der Grundlage von Daten und Erfahrungen.

Vergleich mit anderen Reifegradmodellen des Projektmanagements

• CMMI (Capability Maturity Model Integration): CMMI konzentriert sich mehr auf Software- und Systementwicklungsprozesse und bietet fünf Reifegrade, während OPM3 sich auf Best Practices im Projekt-, Programm- und Portfoliomanagement konzentriert und eine breitere und strategischere Sichtweise abdeckt.
• P3M3 (Reifegradmodell für Portfolio-, Programm- und Projektmanagement): Beide Modelle bewerten Portfolio-, Programm- und Projektmanagement.
  OPM3 ist jedoch detaillierter in der Anwendung der Best Practices von PMI, während P3M3 flexibler in der Anpassung der Methoden sein kann.
• PRINCE2-Reifegradmodell (P2MM): Dieses Modell konzentriert sich auf die Anwendung der PRINCE2-Methodik und misst den Reifegrad einzelner Projekte, im Gegensatz zu OPM3, das einen integrierten Ansatz für das Management von Programmen und Portfolios verfolgt.

Reifegradbewertung mit Maturity Lab

Ein wichtiges Instrument zur Messung des Reifegrads auf Basis von OPM3 ist das Maturity Lab, das anhand eines detaillierten Fragebogens den aktuellen Reifegrad der Organisation bewertet.

5.1 Aufbau des Fragebogens

Der Fragebogen ist in drei Abschnitte unterteilt, die den drei OPM3-Bereichen entsprechen:

1. Projektleitung
2. Programm-Management
3. Portfolio Management

Jeder Abschnitt enthält Fragen, die den Reifegrad auf der Grundlage der vier Entwicklungsstufen (Standardisieren, Messen, Kontrollieren, Verbessern) messen und die Konsistenz, Kontrolle und kontinuierliche Verbesserung von Managementprozessen bewerten. Die Antworten werden auf einer fünfstufigen Skala bewertet:

1. Nicht vorhanden: Die Praktiken werden nicht umgesetzt.
2. Anfangs: Die Praktiken werden informell und uneinheitlich angewandt.
3. Definiert: Die Prozesse sind festgelegt und dokumentiert.
4. Verwaltet: Prozesse werden anhand von Leistungsindikatoren (KPIs) gemessen und gesteuert.
5. Optimiert: Die Prozesse werden auf der Grundlage von Innovationen und gewonnenen Erkenntnissen kontinuierlich verbessert.

5.2 Beispielfragen nach Bereich

• Projektmanagement: Gibt es in Ihrem Unternehmen eine Standardmethodik für das Projektmanagement?
  Werden die Prozesse überwacht und anhand der Leistung optimiert?
• Programm-Management: Verfügt die Organisation über eine klare Struktur für die Verwaltung mehrerer miteinander verbundener Projekte?
  Wie wird der erwartete Nutzen von Programmen gemessen?
• Portfolio-Management: Gibt es einen formalen Prozess für die Priorisierung von Projekten auf der Grundlage strategischer Ziele?
  Wie werden Portfolios an Änderungen der Unternehmensstrategie angepasst?

5.3 Umsetzung und Überwachung

Nach der Bewertung kann die Organisation die Fragebogenergebnisse nutzen, um Lücken in ihren Projekt-, Programm- und Portfoliomanagementprozessen zu identifizieren. Um den Reifegrad zu erhöhen, kann ein Maßnahmenplan entwickelt werden, der mit der Standardisierung von Prozessen beginnt und sich in Richtung Steuerung und Optimierung entwickelt.

OPM3 und Strategisches Management

Das wichtigste Unterscheidungsmerkmal von OPM3 ist seine Fähigkeit, Projektmanagement mit organisatorischer Strategie zu verbinden. Durch detaillierte Evaluierungen und Entwicklungsstufen fördert OPM3 die organisatorische Transformation, die die Leistung steigert und den von Projekten gelieferten Wert maximiert.

Machen Sie jetzt den OPM3 Fragebogen!